PANGKALPINANG (10/3/2022) - Menuju Tata Kelola Pengarsipan yang efektif & efisien, Kantor Wilayah Kementerian Hukum & HAM Kep. Bangka Belitung (Kanwil Kemenkumham Babel) pada pagi ini tengah melaksanakan kegiatan Sosialisasi Tata Kelola Pengelolaan Arsip yang diselenggarakan oleh Biro Umum Sekretariat Jenderal & Jajaran Pegawai JFT Arsiparis Kantor Wilayah secara hybrid (teleconference & tatap muka). Kegiatan sosialisasi yang berlangsung di Ruang Rapat Lt.2 Kantor Wilayah tersebut juga dihadiri oleh masing-masing perwakilan pegawai pada tiap-tiap Divisi di Kantor Wilayah, serta para perwakilan pegawai dari Unit Pelaksana Teknis (UPT).
Dimulai pada pukul 09.00 WIB, kegiatan dimulai dengan materi sosialisasi yang diberikan oleh perwakilan dari Biro Umum Sekretariat Jenderal, yaitu Emon A. Kohar dengan pokok pembahasan yaitu terkait pengawasan kearsipan. Adapun dalam penjelasannya, pengawasan kearsipan adalah proses kegiatan dalam menilai kesesuaian antara prinsip, kaidah, dan standar kearsipan dengan penyelenggaraan kearsipan, dimana dalam tahapannya pengawasan kearsipan meliputi 4 proses, yaitu:
- Penciptaan arsip (penyesuaian dengan TND, registrasi, klasifikasi, hak akses);
- Penggunaan arsip (ketersediaan, penyajian, peminjaman arsip);
- Pemeliharaan arsip (penyusunan, penyimpanan);
- Penyusutan arsip (pemindahan, pemusnahan, penyerahan).
Setelah itu, jajaran JFT Arsiparis Kantor Wilayah yang terdiri dari Astri Widiastuti, Lisa Heriyani, Ade Octarina, Asep Anggawijaya, serta Wahyu Desyantoro, kembali menjelaskan esensi pengawasan kearsipan serta sebab, dasar & manfaat dari tata kelola arsip yang baik kepada para peserta yang hadir di Kantor Wilayah. Mekanisme pelaksanaan pengarsipan, baik dari segi SDM, peralatan yang dibutuhkan, serta teknis pelaksanaan secara rinci dijabarkan oleh masing-masing arsiparis.
Tidak hanya itu, sesi tanya jawab juga dibuka untuk berdiskusi ataupun penjelasan tambahan terkait teknis pelaksanaan tata kelola pengarsipan. Sepakat dengan apa yang telah disampaikan oleh Biro Umum, arsiparis juga kembali mengingatkan bahwa tata kelola arsip yang efektif & efisien tidak akan dapat terwujud apabila tidak dimulai dari hal-hal terkecil terlebih dahulu, maka dari itu, dibutuhkan konsistensi & kerjasama yang baik dari seluruh pihak pegawai untuk mewujudkannya.
KANWIL KEMENKUMHAM BABEL
